Selasa, 18 Oktober 2016

MANAJEMEN PROYEK



BAB I
PENDAHULUAN
1.1  Latar Belakang
Pentingnya manajemen proyek bagi organisasi dalam menjalankan sebuah proyek. Analogi dalam pernyataan tersebut ada benarnya, bahwa sebuah permainan dapat berlangsung tanpa strategi. Namun hal tersebut berpotensi menimbulkan disharmoni dalam permainan. Tanpa strategi yang matang, permainan berlangsung tanpa konsep, arah, dan tujuan yang jelas, sehingga berimbas pada kegagalan dalam mencapai tujuan akhir: kemenangan.
Proyek, sebagaimana didefinisikan di dalam A Guide to the Project Body of Knowledge (PMBOK Guide) yang dirilis oleh Project Management Institute (PMI), adalah usaha bersifat sementara yang dilakukan untuk menciptakan produk yang unik, layanan, atau hasil. Definisi tersebut diperjelas dengan karakteristik proyek, di antaranya menghasilkan sesuatu yang unik, terdiri dari kegiatan yang saling terkait, menghasilkan deliverables berkualitas, melibatkan beberapa sumber daya, dan didorong oleh kendala keterbatasan.
Dalam empat dekade terkini, manajemen proyek telah menjadi sebuah tema penting bagi organisasi yang mengedepankan pengelolaan proses bisnisnya secara profesional dan modern. Fenomena ini disadari oleh organisasi berskala besar maupun kecil; pemerintah maupun swasta. Perkembangan organisasi yang terus bergerak maju mengikuti perkembangan zaman berdampak pada munculnya gagasan pengembangan aneka produk unggulan organisasi yang dikelola pada level proyek, program, dan portofolio.
Di organisasi manapun, termasuk Direktorat Jenderal Pajak DJP, perubahan situasi dan kondisi yang dinamis kerap memicu permasalahan di dalam pengelolaan proyek maupun program. Permasalahan yang terjadi kerap mengerucut pada pernyataan yang terlihat klise dan terdengar familiar di kalangan pengelola proyek maupun program. Pengelola proyek merasa bahwa proyek yang mereka kerjakan kerap kali menghadapi “tembok tebal” berupa keterbatasan anggaran, waktu penyelesaian, dan ketersediaan sumber daya manusia (SDM). Sementara di sisi lain, tingginya ekspektasi pemangku kepentingan dan rentetan risiko maupun permasalahan, baik yang teridentifikasi ataupun tidak, siap meletup kapan saja. Terkadang tanpa peringatan dini dan tak terprediksi.
Kualitas, globalisasi, dan kecepatan. Ketiganya merupakan fokus organisasi di seluruh dunia yang masing-masing pernah mengemuka di era 1980-an, 1990-an, dan 2000-an. Saat ini, untuk menjadi organisasi yang terdepan dalam inovasi dan mengutamakan kepuasan pelanggan, organisasi dituntut untuk mengembangkan produk yang menghasilkan nilai tambah di mata pelanggan. Dengan skenario ini, manajemen proyek menjadi alat yang sangat penting dan kuat di tangan organisasi yang memahami kebutuhan penggunaannya dan memiliki kompetensi untuk menerapkannya.

1.2.     Rumusan Masalah
Dari latar belakang permasalahan di atas, kami merumuskan permasalahan sebagai berikut :
1.      Apa itu Manajemen Proyek ?
2.      Bagaimana Isu Mengenai Kegagalan atau Keterlambatan dalam Manajemen Organisasi Proyek ?
3.      Bagaimana Solusi Mengenai Kegagalan atau Keterlambatan dalam Manajemen Organisasi Proyek ?

1.3.   Tujuan Pembahasan
Dari rumusan permasalahan di atas, kami dapat menyimpulkan tujuan pembahasan sebagai berikut :
1.      Untuk Mengetahui Manajemen Proyek.
2.      Untuk Mengetahui Isu Mengenai Kegagalan atau Keterlambatan dalam Manajemen Organisasi Proyek.
3.      Untuk Mengetahui Solusi Mengenai Kegagalan atau Keterlambatan dalam Manajemen Organisasi Proyek.




BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1     Pengendalian Manajemen
2.1.1       Pengertian Pengendalian Manajemen
Pengendalian merupakan pemantauan, pemeriksaan, danevaluasi yang dilakukan oleh pemimpin atau atasan dalam organisasi terhadap komponen organisasi dan sumber-sumber yang ada untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya secara terus menerus dan berkesinambungan agar semua dapat berfungsi secara maksimal sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efesien.
Pengendalian manajemen merupakan suatu istilah yang umum dan makin banyak digunakan dalam berbagai variasi kepentingan dan pengertian. Kadang-kadang digunakan untuk pemeriksaan rutin intern, misalnya pada penyusunan kembali pembukaan. Biasanya interprestasi yang lebih sempit ini ternyata merupakan salah satu kegiatan daripada struktur pengendalian manajemen yang luas itu.
Definisi mengenai pengendalian manajemen menurut para ahli:
1.        Menurut Arief Suadi, Ph.D :
Pengendalian Manajemen adalah semua usaha untuk menjamin bahwa sumber daya perusahaan digunakan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan perusahaan. Atau Proses untuk mempengaruhi orang lain dalam sebuah perusahaan agar secara efektif dan efisien mencapai tujuan perusahaan melalui strategi tertentu.
2.        Menurut Anthony, Dearden dan Bedford :
Pengendalian Manajemen adalah semua metode, prosedur dan strategi organisasi, termasuk sistem pengendalian manajemen yang digunakan oleh manajemen untuk menjamin bahwa pelaksanaan sesuai dengan strategi dan kebijakan perusahaan.
2.1.2      Jenis-Jenis Pengendalian
Jenis-jenis pengendalian adalah sebagai berikut:
1.        Pengendalian Karyawan (Personnel Control)
Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan karyawan. Misalnya apakah karyawan bekerja sesuai dengan rencana, perintah, tata kerja, disiplin, absensi, dan sebagainya.
2.        Pengendalian Keuangan (Financial Control)
Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang menyangkut keuangan, tentang pemasukan dan pengeluaran, biaya-biaya perusahaan termasuk pengendalian anggaran.
3.        Pengendalian Produksi (Production Control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencananya.
2.1.3  Pelaksanaan Dan Pengendalian Proyek
Dokumen Perencanaan proyek diuraikan di dalam bagian yang terdahulu adalah yang terbaik dikenal sepertidokumen yang perlu untuk diperbaiki dan ditaksir kembali sepanjang jalan proyek tersebut. Di dalam proyek besar, yang kompleks, aktivitas perencanaan masih berlanjut setelah suatu team proyek terpilih dan beberapa tugas awal telah dikerjakan, dan suatu rencana permulaan dilewati, dan sebuah revisi perencanaan mungkin berlanjut ke dalam prosedur pengesahan yang sama diuraikan pada beberapa bulan suatu proyek.
Perangkat lunak manajemen proyek seperti Microsoft Proyek biasanya digunakan untuk membantu manager proyek dan para pemimpin regu lain memulai dan memonitor tugas proyek.
Komunikasi tentang semua proyek yang dipengaruhi stakeholdersdengan para pengguna potensial adalah kunci sukses implementasi proyek sistem khususnya. Karena proyek yang besar dengan dampak bisnis utama, peristiwa suatu “permulaan” proyek sering dijadwalkan di mana juara atau sponsor proyek dengan tegas mengkomunikasikan hasil proyek dan barangkali juga mempresentasikan beberapa peraturan umum untuk anggota team proyek untuk membuat keputusan atas nama konstituen mereka.
Beberapa organisasi juga telah mengadopsi suatu pendekatan red-yellow-green lights untuk menandai apa yang “on track“, lingkup masalah potensial, dan permasalahan proyek. Hal ini membantu para top manajer memusatkan pada atas tindakan korektif untuk keadaan pengecualian, seperti perubahan di dalam pelaksanaan untuk menghindari suatu kemacetan atau revisi utama kepada resiko perencanaan proyek yang terbaik.


2.2         Organisasi Proyek
Proyek merupakan suatu kegiatan usaha yang kompleks, sifatnya tidak rutin, memiliki keterbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki spesifikasi tersendiri atas produk yang akan dihasilkan.[2] Dengan adanya keterbatasan-keterbatasan dalam mengerjakan suatu proyek, maka sebuah organisasi proyek sangat dibutuhkan untuk mengatur sumber daya yang dimiliki agar dapat melakukan aktivitas-aktivitas yang sinkron sehingga tujuan proyek bisa tercapai. Organisasi proyek juga dibutuhkan untuk memastikan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang efisien, tepat waktu dan sesuai dengan kualitas yang diharapkan.
Secara umum, terdapat 4 jenis organisasi proyek yang biasa digunakan dalam menyelesaikan suatu proyek. Adapun jenis-jenis organisasi proyek yang dimaksud antara lain:
1.             Organisasi Proyek Fungsional
Dalam organisasi proyek fungsional, susunan organisasi proyek dibentuk dari fungsi-fungsi yang terdapat dalam suatu organisasi. Organisasi ini biasanya digunakan ketika suatu bagian fungsional memiliki kepentingan yang lebih dominan dalam penyelesaian suatu proyek. Top manajer yang berada dalam fungsi tersebut akan diberikan wewenang untuk mengkoordinir proyek.
Adapun beberapa kelebihan yang terdapat dalam organisasi proyek ini antara lain: proyek dapat diselesaikan dengan struktur dasar fungsional organisasi induk, memiliki fleksibilitas maksimum dalam penggunaan staf, adanya pembauran berbagai jenis keahlian bagi tiap-tiap fungsi serta peningkatan terhadap profesionalisme pada sebuah divisi fungsional.
Sedangkan beberapa kelemahan yang ditemui dalam organisasi proyek fungsional antara lain: proyek biasanya kurang fokus, terdapat kemungkinan terjadinya kesulitan integrasi antar tiap-tiap fungsi, biasanya membutuhkan waktu yang lebih lama serta motivasi orang-orang yang terdapat dalam organisasi menjadi lemah.
2.             Organisasi Proyek Tim Khusus
Dalam organisasi proyek tim khusus, organisasi akan membentuk tim yang bersifat independen. Tim ini bisa direkrut dari dalam dan luar organisasi yang akan bekerja sebagai suatu unit yang terpisah dari organisasi induk. Seorang manajer proyek full time akan ditunjuk dan diberi tanggung jawab untuk memimpin tenaga-tenaga ahli yang terdapat dalam tim.
Adapun beberapa kelebihan yang terdapat dalam organisasi proyek tim khusus yakni: tim akan terbentuk dengan bagian-bagian yang lengkap dan memiliki susunan komando tunggal sehingga tim proyek memiliki wewenang penuh atas sumber daya yang ada untuk mencapai sasaran proyek, sangat dimungkinkan ditanggapinya perubahan serta dapat diambil sebuah keputusan dengan tepat dan cepat karena keputusan tersebut dibuat oleh tim dan tidak menunda hierarki, status tim yang mandiri akan menumbuhkan identitas dan komitmen anggotanya untuk menyelesaikan proyek dengan baik, jalur komunikasi dan arus kegiatan menjadi lebih singkat, mempermudah koordinasi maupun integrasi personil serta orientasi tim akan lebih kuat kepada kepentingan penyelesaian proyek.
Sedangkan beberapa kelemahan: yang ditemukan dalam organisasi proyek ini adalah biaya proyek menjadi besar karena kurang efisien dalam membagi dan memecahkan masalah dalam penggunaan sumber daya, terdapat kecendrungan terjadinya perpecahan antara tim proyek dengan organisasi induk serta proses transisi anggota tim proyek untuk kembali ke fungsi semula jika proyek telah selesai akan terasa sulit karena telah meninggalkan departemen fungsionalnya dalam waktu yang lama.
3.             Organisasi Proyek Matriks
Organisasi proyek matriks merupakan suatu organisasi proyek yang melekat pada divisi fungsional suatu organisasi induk. Pada dasarnya organisasi ini merupakan penggabungan kelebihan yang terdapat dalam organisasi fungsional dan organisasi proyek khusus.
Beberapa kelebihan yang terdapat dalam bentuk organisasi ini yaitu manajer proyek bertanggung jawab penuh kepada proyek, permasalahan yang terjadi dapat segera ditindaklanjuti, lebih efisien karena menggunakan sumber daya maupun tenaga ahli yang dimiliki pada beberapa proyek sekaligus serta para personil dapat kembali ke organisasi induk semula apabila proyek telah selesai.
Adapun beberapa kekurangan yang terdapat dalam bentuk organisasi proyek ini antara lain manajer proyek tidak dapat mengambil keputusan mengenai pelaksanaan pekerjaan dan kebutuhan personil karena keputusan tersebut merupakan wewenang dari pada departemen lain, terdapat tingkat ketergantungan yang tinggi antara proyek dan organisasi lain pendukung proyek serta terdapat dua jalur pelaporan bagi personil proyek karena personil proyek berada dibahwah komando pimpinan proyek dan departemen fungsional.

2.3         Hakikat Proyek
Sebuah proyek adalah sekumpulan kegiatan yang dimaksudkan untuk mencapai hasil akhir terentu yang memiliki arti yang cukup pentig bagi kepentingan pihak manajemen proyek bisa dalam bentuk proyek konstruksi pembuatan suatu produk besar yang unik pengaturan ulang pabrik pengembangan produk baru kegaitan konsultasi audi akuisisi dan divestasi tuntutan hukum restrusturisasi financial kegiatan riset dan pengembangan pengembangan dan instalansi system informasi dan banyak yang lain.
Sebuah proyek dimulai ketika manajemen telah menyetujui sifat umum dari apa yang harus dikerjakan dan yang telah disetujui tentang taksiran jumlah sumber daya yang akan digunakan alama mengerjakan suatu proyek dan akan berakhir ketika tujuannya telah tercapai atau proyek tersebut telah dibatalkan penyelesesain atas suatu proyek mungkin mengakibatkan adanya operasi yang berlangsung rutin seperti proyek pengembangan suatu produk baru yang berhasil transisi dari organisasi proyek ke organisasi operasional yang akan melibatkan masalah pengendalian manajemen yang rumit Ada beberapa jenis proyek antara lain yang dikerjakan oleh sedikit atau banyak orang didalamnya seperti proyek pengembangan suatu produk dan lain sebagainya.

1.             Perbandingan Dengan Operasi Rutin
Bagian ini menguraikan karakteristik dan dari proyek yang membuat pengendalian manajeme untuk proyek berbeda dengan pengendalian manajemen kegiatan rutin.
2.             Sasaran Tunggal
Sebauah proyek biasanya mempunyai sasaran tunggal oprasi rutin mempunyai sebuah tujuan sebagai tambahan selain mengawasi pekerjaan sehari hari manajer sebuah tanggung jawab pada organisasi yang telah memakukan kegiatan rutin harus mengawasi pekerjaan hari ini dan membuat keputusan yang mempengaruhi operasi dimasa depan.
3.             Struktur Organisasi
Dalam banyak hal organisasi proyek bertumpang tindih dengan organisasi operasional system pengendalian manajemen bertumpang tindih dengan sisitem pengedalian manjemen organisasional tersebut masalah ini terdapat didalam organisasi yang rutin hubungan yang memuaskan harus dibina antara organisasi proyek dan organisasi operasional yang rutin.
4.             Focus Pada Proyek
Pengendalian atas proyek dimana tujuannya adalah untuk menhasilkan produk yang memuaskan dalam jangka waktu yang telah ditentukan dan pada tingkat biaya yang optimum sebaliknya mengendalikan manajamen dari pada organisasi rutin difokuskan pada kegiatan kegiatan dalam suatu periode waktu tertentu seperti satu bulan dan berlaku pada semua produk yang dikerjakan dalam jangka waktu tersebut.
5.             Perluasnya Trade Off
Proyek biasanya melibatkan trade off anatar ruang lingkup , jadawal dan biaya biaya dapat dikurangi dengan mengurangi ruang lingkup suatu proyek jadwal dapat dipersingkat dengan menimbulkan biaya lembur trade off yang serupa terjadi didalam organisasi rutin tetapi mereka bukanlah merupakan kegiatan sehari hari yang umum didalam organisasi semacam itu.
6.             Standar Yang Kurang Andal
Standar kerja yang digunakan cenderung kurang dapat diandalkan pada proyek jika dibandingkan dengan organisasi rutin meskipun spesifikasi dari suatu proyek danmetode pelaksanaannya dapat sama dengan proyek yang lain rancangan proyek secara harfiah hanya dapat sigunakan satu kali bagaimana pun standar untuk aktifitas proyek yang repetitive dapat dikembangkan dari pengalaman msa lalu dari analisis teknis atas waktu dan biaya yang optimal jika aktivitas proyek yang digunakan adalah sama dengan proyek yang lain pengalaman dari proyek ini dapat digunakan menjadi dasar dalam untuk memperkirakan waktu dan biaya.

2.4     Lingkungan Pengendalian
2.4.1      Struktur Organisasi Proyek
Organisasi proyek merupakan organisasi sementara sebuah tim dibentuk untuk pelaksanaan proyek dan tim dibubarkan ketika tuganya selesai anggota tim dapat merupakan karyawan dari organisasi yang menjadi sponsor proyek atau dapat pula direkrut khusu untuk proyek tersebut atau mereka alah karyawan dari organisasi luar yang mendapat kontrak untuk melaksanakan proyek itu.
Jika proyek dilaksanakan seluruhnya atau sebagian oleh kotraktor dari luar sponsor proyek sebaiknya dengan menetapkan aturan kerja yang jelas dengan para personel kontraktor itu hubungan ini diatur oleh syarat-syarat kontrak, Jika proyek dilaksankan oleh organisasi yang mensponsori beberapapekerjaan mungkin ditugaskan untuk mendukung unit unit yang ada dalam organisasi dan hubungan yang serupa yang haris dibentuk oleh mereka.

2.4.2             Pelaksanaan Proyek
Pada akhir proses perencanaan proyek, bagi kebanyakan proyek akan terdapat spesifikasi paket pekerjaan, jadwal, dan anggaran; begitu pula, manajer yang bertanggung jawab atas setiap paket pekerjaan .yang teridentifikasi. Jadwal memperlihatkan perkiraan waktu bagi setiap aktivitas dan anggaran menperlihatkan perkiraan biaya dari setiap bagian pokok proyek. Informasi ini acap kali dinyatakan di dalam model keuangan. Jika sumber daya akan digunakan di dalam paket pekerjaan yang rinci diekspresikan di dalam istilah nonmoneter seperti jumlah hari kerja yang dibr-rtuhkary pengendalian.anggaran menyatakan biaya secara moneter hanya bagi kumpulan yang cukup besar dari masing-masing paket pekerjaan.




BAB III
PENUTUTP

3.1   Kesimpulan
Manajemen proyek merupakan suatu usaha merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengawasi kegiatan dalam proyek sedemikian rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu dan anggaran yang telah ditetapkan. Suatu pekerjaan rutin biasanya berlangsung secara kontinu, berulang-ulang dan berorientasi ke proses. Sebagai suatu proses yang terus menerus, pekerjaan yang rutin tidak dianggap suatu proyek. Suatu proyek pasti mempunyai suatu tujuan yang ingin dicapai. Dalam mencapai tujuan tersebut,suatu proyek biasanya mempunyai kegiatan yang berlangsung dalam waktu tertentu dengan hasilakhir tertentu. Proyek dapat dibagi-bagi menjadi sub-sub pekerjaan yang harus diselesaikan dengan batas waktu tertentu untuk mencapai tujuan proyek secara keseluruhan dengan tepat waktu.

 32         Saran
Dalam penulisan makalah ini penyusun mengharapkan semoga menjadi sesuatu yang bermanfaat bagi pembaca umumnya dan khususnya bagi kami sebagai penyusun juga menyadari bahwa dalam pembuatan makalah ini masih jauh dari kata sempurna, untuk itu diperlukan kritik dan saran yang bersifat konstruktif demi kelancaran pembelajaran makalah ini.

DAFTAR PUSTAKA

Dipohusodo, Istimawan.1996.Manajemen Proyek dan Konstuksi jilid I,Yogyakarta:Kanisius

Husen, Abrar MT.2009. Manajemen Proyek.Yogyakarta: C.V Andi Offeset

Norton M. Bedford, dkk.1996.Sistem Pengendalian Manajemen.Jakarta: PT Erlangga Edisi Ke – 5


Soeharto,Iman.1998.Manajemen Proyek.Jakarta: Erlangga

0 komentar:

Posting Komentar