BAB
I
PENDAHULUAN
1.1
Latar
Belakang
Pentingnya
manajemen proyek bagi organisasi dalam menjalankan sebuah proyek. Analogi dalam
pernyataan tersebut ada benarnya, bahwa sebuah permainan dapat berlangsung
tanpa strategi. Namun hal tersebut berpotensi menimbulkan disharmoni dalam
permainan. Tanpa strategi yang matang, permainan berlangsung tanpa konsep,
arah, dan tujuan yang jelas, sehingga berimbas pada kegagalan dalam mencapai
tujuan akhir: kemenangan.
Proyek,
sebagaimana didefinisikan di dalam A Guide to the Project Body of Knowledge
(PMBOK Guide) yang dirilis oleh Project Management Institute (PMI), adalah
usaha bersifat sementara yang dilakukan untuk menciptakan produk yang unik,
layanan, atau hasil. Definisi tersebut diperjelas dengan karakteristik proyek,
di antaranya menghasilkan sesuatu yang unik, terdiri dari kegiatan yang saling
terkait, menghasilkan deliverables berkualitas, melibatkan beberapa sumber
daya, dan didorong oleh kendala keterbatasan.
Dalam
empat dekade terkini, manajemen proyek telah menjadi sebuah tema penting bagi
organisasi yang mengedepankan pengelolaan proses bisnisnya secara profesional
dan modern. Fenomena ini disadari oleh organisasi berskala besar maupun kecil;
pemerintah maupun swasta. Perkembangan organisasi yang terus bergerak maju
mengikuti perkembangan zaman berdampak pada munculnya gagasan pengembangan
aneka produk unggulan organisasi yang dikelola pada level proyek, program, dan
portofolio.
Di
organisasi manapun, termasuk Direktorat Jenderal Pajak DJP, perubahan situasi
dan kondisi yang dinamis kerap memicu permasalahan di dalam pengelolaan proyek
maupun program. Permasalahan yang terjadi kerap mengerucut pada pernyataan yang
terlihat klise dan terdengar familiar di kalangan pengelola proyek maupun
program. Pengelola proyek merasa bahwa proyek yang mereka kerjakan kerap kali
menghadapi “tembok tebal” berupa keterbatasan anggaran, waktu penyelesaian, dan
ketersediaan sumber daya manusia (SDM). Sementara di sisi lain, tingginya
ekspektasi pemangku kepentingan dan rentetan risiko maupun permasalahan, baik
yang teridentifikasi ataupun tidak, siap meletup kapan saja. Terkadang tanpa
peringatan dini dan tak terprediksi.
Kualitas,
globalisasi, dan kecepatan. Ketiganya merupakan fokus organisasi di seluruh
dunia yang masing-masing pernah mengemuka di era 1980-an, 1990-an, dan 2000-an.
Saat ini, untuk menjadi organisasi yang terdepan dalam inovasi dan mengutamakan
kepuasan pelanggan, organisasi dituntut untuk mengembangkan produk yang
menghasilkan nilai tambah di mata pelanggan. Dengan skenario ini, manajemen
proyek menjadi alat yang sangat penting dan kuat di tangan organisasi yang
memahami kebutuhan penggunaannya dan memiliki kompetensi untuk menerapkannya.
1.2. Rumusan Masalah
Dari
latar belakang permasalahan di atas, kami merumuskan permasalahan sebagai
berikut :
1. Apa
itu Manajemen Proyek ?
2. Bagaimana
Isu Mengenai Kegagalan atau Keterlambatan dalam Manajemen Organisasi Proyek ?
3. Bagaimana
Solusi Mengenai Kegagalan atau Keterlambatan dalam Manajemen Organisasi Proyek
?
1.3. Tujuan
Pembahasan
Dari
rumusan permasalahan di atas, kami dapat menyimpulkan tujuan pembahasan sebagai
berikut :
1. Untuk
Mengetahui Manajemen Proyek.
2. Untuk
Mengetahui Isu Mengenai Kegagalan atau Keterlambatan dalam Manajemen Organisasi
Proyek.
3. Untuk
Mengetahui Solusi Mengenai Kegagalan atau Keterlambatan dalam Manajemen
Organisasi Proyek.
BAB
II
TINJAUAN
PUSTAKA
2.1 Pengendalian Manajemen
2.1.1 Pengertian Pengendalian Manajemen
Pengendalian
merupakan pemantauan, pemeriksaan, danevaluasi yang dilakukan oleh pemimpin
atau atasan dalam organisasi terhadap komponen organisasi dan sumber-sumber
yang ada untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya secara terus
menerus dan berkesinambungan agar semua dapat berfungsi secara maksimal sehingga
tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efesien.
Pengendalian
manajemen merupakan suatu istilah yang umum dan makin banyak digunakan dalam
berbagai variasi kepentingan dan pengertian. Kadang-kadang digunakan untuk
pemeriksaan rutin intern, misalnya pada penyusunan kembali pembukaan. Biasanya
interprestasi yang lebih sempit ini ternyata merupakan salah satu kegiatan
daripada struktur pengendalian manajemen yang luas itu.
Definisi mengenai pengendalian
manajemen menurut para ahli:
1. Menurut Arief Suadi, Ph.D :
Pengendalian
Manajemen adalah semua usaha untuk menjamin bahwa sumber daya perusahaan
digunakan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan perusahaan. Atau
Proses untuk mempengaruhi orang lain dalam sebuah perusahaan agar secara
efektif dan efisien mencapai tujuan perusahaan melalui strategi tertentu.
2. Menurut Anthony, Dearden dan Bedford :
Pengendalian
Manajemen adalah semua metode, prosedur dan strategi organisasi, termasuk
sistem pengendalian manajemen yang digunakan oleh manajemen untuk menjamin
bahwa pelaksanaan sesuai dengan strategi dan kebijakan perusahaan.
2.1.2 Jenis-Jenis Pengendalian
Jenis-jenis pengendalian adalah
sebagai berikut:
1. Pengendalian Karyawan (Personnel
Control)
Pengendalian
ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan karyawan.
Misalnya apakah karyawan bekerja sesuai dengan rencana, perintah, tata kerja,
disiplin, absensi, dan sebagainya.
2. Pengendalian Keuangan (Financial
Control)
Pengendalian
ini ditujukan kepada hal-hal yang menyangkut keuangan, tentang pemasukan dan
pengeluaran, biaya-biaya perusahaan termasuk pengendalian anggaran.
3. Pengendalian Produksi (Production
Control)
Pengendalian
ini ditujukan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan,
apakah sesuai dengan standar atau rencananya.
2.1.3 Pelaksanaan Dan Pengendalian Proyek
Dokumen
Perencanaan proyek diuraikan di dalam bagian yang terdahulu adalah yang terbaik
dikenal sepertidokumen yang perlu untuk diperbaiki dan ditaksir kembali
sepanjang jalan proyek tersebut. Di dalam proyek besar, yang kompleks,
aktivitas perencanaan masih berlanjut setelah suatu team proyek terpilih dan
beberapa tugas awal telah dikerjakan, dan suatu rencana permulaan dilewati, dan
sebuah revisi perencanaan mungkin berlanjut ke dalam prosedur pengesahan yang
sama diuraikan pada beberapa bulan suatu proyek.
Perangkat
lunak manajemen proyek seperti Microsoft Proyek biasanya digunakan untuk
membantu manager proyek dan para pemimpin regu lain memulai dan memonitor tugas
proyek.
Komunikasi
tentang semua proyek yang dipengaruhi stakeholdersdengan para pengguna
potensial adalah kunci sukses implementasi proyek sistem khususnya. Karena
proyek yang besar dengan dampak bisnis utama, peristiwa suatu “permulaan”
proyek sering dijadwalkan di mana juara atau sponsor proyek dengan tegas
mengkomunikasikan hasil proyek dan barangkali juga mempresentasikan beberapa
peraturan umum untuk anggota team proyek untuk membuat keputusan atas nama
konstituen mereka.
Beberapa
organisasi juga telah mengadopsi suatu pendekatan red-yellow-green lights untuk
menandai apa yang “on track“, lingkup masalah potensial, dan permasalahan
proyek. Hal ini membantu para top manajer memusatkan pada atas tindakan
korektif untuk keadaan pengecualian, seperti perubahan di dalam pelaksanaan
untuk menghindari suatu kemacetan atau revisi utama kepada resiko perencanaan
proyek yang terbaik.
2.2 Organisasi Proyek
Proyek
merupakan suatu kegiatan usaha yang kompleks, sifatnya tidak rutin, memiliki
keterbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki
spesifikasi tersendiri atas produk yang akan dihasilkan.[2] Dengan adanya
keterbatasan-keterbatasan dalam mengerjakan suatu proyek, maka sebuah
organisasi proyek sangat dibutuhkan untuk mengatur sumber daya yang dimiliki
agar dapat melakukan aktivitas-aktivitas yang sinkron sehingga tujuan proyek
bisa tercapai. Organisasi proyek juga dibutuhkan untuk memastikan bahwa
pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang efisien, tepat waktu dan sesuai
dengan kualitas yang diharapkan.
Secara
umum, terdapat 4 jenis organisasi proyek yang biasa digunakan dalam
menyelesaikan suatu proyek. Adapun jenis-jenis organisasi proyek yang dimaksud
antara lain:
1. Organisasi Proyek Fungsional
Dalam
organisasi proyek fungsional, susunan organisasi proyek dibentuk dari
fungsi-fungsi yang terdapat dalam suatu organisasi. Organisasi ini biasanya
digunakan ketika suatu bagian fungsional memiliki kepentingan yang lebih
dominan dalam penyelesaian suatu proyek. Top manajer yang berada dalam fungsi
tersebut akan diberikan wewenang untuk mengkoordinir proyek.
Adapun
beberapa kelebihan yang terdapat dalam organisasi proyek ini antara lain:
proyek dapat diselesaikan dengan struktur dasar fungsional organisasi induk,
memiliki fleksibilitas maksimum dalam penggunaan staf, adanya pembauran
berbagai jenis keahlian bagi tiap-tiap fungsi serta peningkatan terhadap
profesionalisme pada sebuah divisi fungsional.
Sedangkan
beberapa kelemahan yang ditemui dalam organisasi proyek fungsional antara lain:
proyek biasanya kurang fokus, terdapat kemungkinan terjadinya kesulitan
integrasi antar tiap-tiap fungsi, biasanya membutuhkan waktu yang lebih lama
serta motivasi orang-orang yang terdapat dalam organisasi menjadi lemah.
2. Organisasi Proyek Tim Khusus
Dalam
organisasi proyek tim khusus, organisasi akan membentuk tim yang bersifat
independen. Tim ini bisa direkrut dari dalam dan luar organisasi yang akan
bekerja sebagai suatu unit yang terpisah dari organisasi induk. Seorang manajer
proyek full time akan ditunjuk dan diberi tanggung jawab untuk memimpin
tenaga-tenaga ahli yang terdapat dalam tim.
Adapun
beberapa kelebihan yang terdapat dalam organisasi proyek tim khusus yakni: tim
akan terbentuk dengan bagian-bagian yang lengkap dan memiliki susunan komando
tunggal sehingga tim proyek memiliki wewenang penuh atas sumber daya yang ada
untuk mencapai sasaran proyek, sangat dimungkinkan ditanggapinya perubahan
serta dapat diambil sebuah keputusan dengan tepat dan cepat karena keputusan
tersebut dibuat oleh tim dan tidak menunda hierarki, status tim yang mandiri
akan menumbuhkan identitas dan komitmen anggotanya untuk menyelesaikan proyek
dengan baik, jalur komunikasi dan arus kegiatan menjadi lebih singkat,
mempermudah koordinasi maupun integrasi personil serta orientasi tim akan lebih
kuat kepada kepentingan penyelesaian proyek.
Sedangkan
beberapa kelemahan: yang ditemukan dalam organisasi proyek ini adalah biaya
proyek menjadi besar karena kurang efisien dalam membagi dan memecahkan masalah
dalam penggunaan sumber daya, terdapat kecendrungan terjadinya perpecahan
antara tim proyek dengan organisasi induk serta proses transisi anggota tim
proyek untuk kembali ke fungsi semula jika proyek telah selesai akan terasa
sulit karena telah meninggalkan departemen fungsionalnya dalam waktu yang lama.
3. Organisasi Proyek Matriks
Organisasi
proyek matriks merupakan suatu organisasi proyek yang melekat pada divisi
fungsional suatu organisasi induk. Pada dasarnya organisasi ini merupakan
penggabungan kelebihan yang terdapat dalam organisasi fungsional dan organisasi
proyek khusus.
Beberapa
kelebihan yang terdapat dalam bentuk organisasi ini yaitu manajer proyek
bertanggung jawab penuh kepada proyek, permasalahan yang terjadi dapat segera
ditindaklanjuti, lebih efisien karena menggunakan sumber daya maupun tenaga
ahli yang dimiliki pada beberapa proyek sekaligus serta para personil dapat
kembali ke organisasi induk semula apabila proyek telah selesai.
Adapun
beberapa kekurangan yang terdapat dalam bentuk organisasi proyek ini antara
lain manajer proyek tidak dapat mengambil keputusan mengenai pelaksanaan
pekerjaan dan kebutuhan personil karena keputusan tersebut merupakan wewenang
dari pada departemen lain, terdapat tingkat ketergantungan yang tinggi antara
proyek dan organisasi lain pendukung proyek serta terdapat dua jalur pelaporan
bagi personil proyek karena personil proyek berada dibahwah komando pimpinan
proyek dan departemen fungsional.
2.3 Hakikat Proyek
Sebuah
proyek adalah sekumpulan kegiatan yang dimaksudkan untuk mencapai hasil akhir
terentu yang memiliki arti yang cukup pentig bagi kepentingan pihak manajemen
proyek bisa dalam bentuk proyek konstruksi pembuatan suatu produk besar yang unik
pengaturan ulang pabrik pengembangan produk baru kegaitan konsultasi audi
akuisisi dan divestasi tuntutan hukum restrusturisasi financial kegiatan riset
dan pengembangan pengembangan dan instalansi system informasi dan banyak yang
lain.
Sebuah
proyek dimulai ketika manajemen telah menyetujui sifat umum dari apa yang harus
dikerjakan dan yang telah disetujui tentang taksiran jumlah sumber daya yang
akan digunakan alama mengerjakan suatu proyek dan akan berakhir ketika
tujuannya telah tercapai atau proyek tersebut telah dibatalkan penyelesesain
atas suatu proyek mungkin mengakibatkan adanya operasi yang berlangsung rutin
seperti proyek pengembangan suatu produk baru yang berhasil transisi dari
organisasi proyek ke organisasi operasional yang akan melibatkan masalah
pengendalian manajemen yang rumit Ada beberapa jenis proyek antara lain yang
dikerjakan oleh sedikit atau banyak orang didalamnya seperti proyek
pengembangan suatu produk dan lain sebagainya.
1. Perbandingan Dengan Operasi Rutin
Bagian
ini menguraikan karakteristik dan dari proyek yang membuat pengendalian
manajeme untuk proyek berbeda dengan pengendalian manajemen kegiatan rutin.
2. Sasaran Tunggal
Sebauah
proyek biasanya mempunyai sasaran tunggal oprasi rutin mempunyai sebuah tujuan
sebagai tambahan selain mengawasi pekerjaan sehari hari manajer sebuah tanggung
jawab pada organisasi yang telah memakukan kegiatan rutin harus mengawasi
pekerjaan hari ini dan membuat keputusan yang mempengaruhi operasi dimasa
depan.
3. Struktur Organisasi
Dalam
banyak hal organisasi proyek bertumpang tindih dengan organisasi operasional
system pengendalian manajemen bertumpang tindih dengan sisitem pengedalian
manjemen organisasional tersebut masalah ini terdapat didalam organisasi yang
rutin hubungan yang memuaskan harus dibina antara organisasi proyek dan
organisasi operasional yang rutin.
4. Focus Pada Proyek
Pengendalian
atas proyek dimana tujuannya adalah untuk menhasilkan produk yang memuaskan
dalam jangka waktu yang telah ditentukan dan pada tingkat biaya yang optimum
sebaliknya mengendalikan manajamen dari pada organisasi rutin difokuskan pada
kegiatan kegiatan dalam suatu periode waktu tertentu seperti satu bulan dan
berlaku pada semua produk yang dikerjakan dalam jangka waktu tersebut.
5. Perluasnya Trade Off
Proyek
biasanya melibatkan trade off anatar ruang lingkup , jadawal dan biaya biaya
dapat dikurangi dengan mengurangi ruang lingkup suatu proyek jadwal dapat
dipersingkat dengan menimbulkan biaya lembur trade off yang serupa terjadi
didalam organisasi rutin tetapi mereka bukanlah merupakan kegiatan sehari hari
yang umum didalam organisasi semacam itu.
6. Standar Yang Kurang Andal
Standar
kerja yang digunakan cenderung kurang dapat diandalkan pada proyek jika
dibandingkan dengan organisasi rutin meskipun spesifikasi dari suatu proyek
danmetode pelaksanaannya dapat sama dengan proyek yang lain rancangan proyek
secara harfiah hanya dapat sigunakan satu kali bagaimana pun standar untuk aktifitas
proyek yang repetitive dapat dikembangkan dari pengalaman msa lalu dari
analisis teknis atas waktu dan biaya yang optimal jika aktivitas proyek yang
digunakan adalah sama dengan proyek yang lain pengalaman dari proyek ini dapat
digunakan menjadi dasar dalam untuk memperkirakan waktu dan biaya.
2.4 Lingkungan Pengendalian
2.4.1 Struktur Organisasi Proyek
Organisasi
proyek merupakan organisasi sementara sebuah tim dibentuk untuk pelaksanaan
proyek dan tim dibubarkan ketika tuganya selesai anggota tim dapat merupakan
karyawan dari organisasi yang menjadi sponsor proyek atau dapat pula direkrut
khusu untuk proyek tersebut atau mereka alah karyawan dari organisasi luar yang
mendapat kontrak untuk melaksanakan proyek itu.
Jika
proyek dilaksanakan seluruhnya atau sebagian oleh kotraktor dari luar sponsor
proyek sebaiknya dengan menetapkan aturan kerja yang jelas dengan para personel
kontraktor itu hubungan ini diatur oleh syarat-syarat kontrak, Jika proyek
dilaksankan oleh organisasi yang mensponsori beberapapekerjaan mungkin
ditugaskan untuk mendukung unit unit yang ada dalam organisasi dan hubungan
yang serupa yang haris dibentuk oleh mereka.
2.4.2 Pelaksanaan Proyek
Pada
akhir proses perencanaan proyek, bagi kebanyakan proyek akan terdapat
spesifikasi paket pekerjaan, jadwal, dan anggaran; begitu pula, manajer yang
bertanggung jawab atas setiap paket pekerjaan .yang teridentifikasi. Jadwal
memperlihatkan perkiraan waktu bagi setiap aktivitas dan anggaran
menperlihatkan perkiraan biaya dari setiap bagian pokok proyek. Informasi ini
acap kali dinyatakan di dalam model keuangan. Jika sumber daya akan digunakan
di dalam paket pekerjaan yang rinci diekspresikan di dalam istilah nonmoneter
seperti jumlah hari kerja yang dibr-rtuhkary pengendalian.anggaran menyatakan
biaya secara moneter hanya bagi kumpulan yang cukup besar dari masing-masing
paket pekerjaan.
BAB III
PENUTUTP
3.1 Kesimpulan
Manajemen
proyek merupakan suatu usaha merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi,
dan mengawasi kegiatan dalam proyek sedemikian rupa sehingga sesuai dengan
jadwal waktu dan anggaran yang telah ditetapkan. Suatu pekerjaan rutin biasanya
berlangsung secara kontinu, berulang-ulang dan berorientasi ke proses. Sebagai
suatu proses yang terus menerus, pekerjaan yang rutin tidak dianggap suatu
proyek. Suatu proyek pasti mempunyai suatu tujuan yang ingin dicapai. Dalam
mencapai tujuan tersebut,suatu proyek biasanya mempunyai kegiatan yang
berlangsung dalam waktu tertentu dengan hasilakhir tertentu. Proyek dapat
dibagi-bagi menjadi sub-sub pekerjaan yang harus diselesaikan dengan batas
waktu tertentu untuk mencapai tujuan proyek secara keseluruhan dengan tepat
waktu.
32
Saran
Dalam
penulisan makalah ini penyusun mengharapkan semoga menjadi sesuatu yang
bermanfaat bagi pembaca umumnya dan khususnya bagi kami sebagai penyusun juga
menyadari bahwa dalam pembuatan makalah ini masih jauh dari kata sempurna,
untuk itu diperlukan kritik dan saran yang bersifat konstruktif demi kelancaran
pembelajaran makalah ini.
DAFTAR
PUSTAKA
Dipohusodo,
Istimawan.1996.Manajemen Proyek dan Konstuksi jilid I,Yogyakarta:Kanisius
Husen, Abrar MT.2009. Manajemen
Proyek.Yogyakarta: C.V Andi Offeset
Norton M. Bedford,
dkk.1996.Sistem Pengendalian Manajemen.Jakarta: PT Erlangga Edisi Ke – 5
Soeharto,Iman.1998.Manajemen
Proyek.Jakarta: Erlangga
0 komentar:
Posting Komentar