MENGUKUR DAN MENGEVALUASI KEMAJUAN DAN KINERJA

MENGUKUR DAN MENGEVALUASI KEMAJUAN DAN KINERJA

A.    struktur sistem informasi monitoring proyek

  1. Cakupan Pekerjaan :

Sistem Informasi Monitoring Pelaksaan Kegiatan (SIMPEK) adalah sebuah sistem yang dibangun untuk memantau pelaksanaan kegiatan proyek, termasuk mengelola dokumen, foto, terkait pelaksanaan proyek. Sistem ini dirancang mudah digunakan dan dapat dijalankan di jaringan area lokal. Sistem menggunakan server database untuk menyimpan seluruh dokumen operasional. Semua modul yang terintegrasi pada satu titik operasi dan perangkat lunak sehingga dapat digunakan dalam lingkungan single user atau multi.

Untuk memudahkan dalam monitoring dan evaluasi projek maka diperlukan data base yang terintegrasi dan dapat dilakukan update dengan cepat dan akurat. Disamping melakukan penyusunan database yang terstruktur juga diperlukan user interface untuk sarana disseminasi dan presentasi ke para pihak terutama donor. Oleh karena itu untuk melakukan itu semua akan dibangunlah sebuah sistem informasi monitoring project.

2. Objectives :

a.       Membuat database project baik spatial dan non spatial secara terstruktur dan terintegrasi serta mudah melakukan pemutakhiran data

b.      Membuat Sistem Informasi Monitoring Pelaksanaan Project –SIMPEK)

3. Methodology:

- Diskusi untuk membangun tool, tujuan dan kebutuhan database

- Membuat Prototype

- Konsultasi dengan Klien

- Pembuatan program

- Pembuatan modul dan training penggunaan

- Maintaining system

4. Fitur – fitur aplikasi

1. Database terpusat dengan menggunakan MySQL

2. Modul Aplikasi tersusun atas :

a.       Peta Interaktif lokasi – lokasi pelaksanaan Sub-task (activity) yang apabila diklik pada salah satu titik di peta akan terlihat daftar task dan sub task, beserta status pelaksanaannya, dan kalau salah satu daftar activity diklik akan langsung terlihat detail deskripsi activity.

b.      Modul-modul struktur pengelolaan dokumen proyek dengan tiga layer (dapat dikustomisasi) :

a.       Modul Project (Objective), berisi deskripsi, list task (result) dan gantt chart, attachment dokumen.

b.      Modul Task (Result), berisi deskripsi, list Sub-task (Activity) dan gantt chart, attachment dokumen.

c.       Modul Sub-task (Activity), berisi deskripsi, dan attachment dokumen.

c.       Workplan, berisi rangkuman rencana semua project, task, sub-task, starting date, final date.

d.      Modul Media untuk mengelo asset proyek yang didokumentasikan dalam bentuk foto, video, newsletter, dst.

e.       Modul Aset, berbentuk fasilitas untuk mengelola data asset yang dimiliki oleh proyek.

f.       Modul Report, berisi daftar semua project, task, sub-task, starting date, final date, status pelaksanaan sudah mulai, masih berjalan, atau sudah selesai, persen progess pelaksanaan.

g.      Administrator, untuk mengelola user dan previlagenya.

B.     PROSES PENGENDALIAN PROYEK

Pengendalian dilakukan seiring dengan pelaksanaan proyek. Pengendalian proyek dilakukan agar proyek tetap berjalan dalam batas waktu, biaya dan performan yang ditetapkan dalam rencana Ada beberapa perbedaan antara perencanaan dan pengendalian, yaitu :Perencanaan berkonsentrasi pada penetapan arah dan tujuan, pengalokasian sumberdaya, pengantisipasian masalah, pemberian motivasi kepada partisipan untuk mencapai tujuan. Sedangkan pengendalian berkonsentrasi pada pengendalian pekerjaan ke arah tujuan, penggunaan sumberdaya secara efektif, perbaikan/ koreksi, pemberian imbalan pencapaian tujuan.

        Ada setidaknya tiga langkah dalam proses pengendalian proyek, antara lain:

1.      Menentukan standard performansi misalnya sepdifikasi teknis, biaya yang dianggarkan, jadwal atau kebutuhan sumberday

2.      Membandingkan performan aktual dengan performan standard

3.      Melakukan tindakan koreksi terhadap penyebab terjadinya perbedaan performansi aktual terhadap performansi standard

C.    Memonitor Kinerja Waktu

            Ketika bisnis berkembang pesat, ekspansi usaha merupakan impian yang diidam-idamkan oleh hampir semua entrepreneur. Realisasi ekspansi usaha tersebut bisa berupa membuka cabang di beberapa kota atau menambah jumlah karyawan untuk meningkatkan produktifitas. Lalu, bila jarak dan waktu menjadi kendala untuk memonitor para pegawai, bagaimana cara efektif untuk tetap memberi pengawasan terhadap kinerja mereka.

Kontribusi pegawai dalam perkembangan bisnis yang sedang Anda lakoni sangat vital apalagi bila usaha Anda telah memiliki cabang di sejumlah daerah. Tanpa bantuan tangan serta pemikiran pegawai, bisnis itu mungkin takkan bisa berjalan lancar atau berprofit. Koordinasi serta komunikasi dua arah antara Anda dengan pegawai pun sangat dituntut untuk memeroleh hasil yang diinginkan.

Berikut ini adalah beberapa kiat agar Anda tetap mampu memonitoring kinerja pegawai meski terhalang oleh jarak dan waktu :

1.      Buatlah sistem pelaporan rutin agar Anda bisa mengawasai performa pegawai. Misalkan dengan membuat daily, weekly serta monthly report. Lebih baik sistem itu dibuat online supaya Anda bisa memantaunya kapan saja secara langsung tanpa hambatan waktu.

2.      Membuat jadwal meeting rutin sebagai wadah interaksi face-to-face dengan pegawai per divisi.

3.      Sesekali lakukanlah sidak atau inspeksi mendadak untuk melihat secara langsung kinerja pegawai.

4.      Bangun sikap percaya terhadap pegawai dengan mendengarkan saran atau ide yang berkaitan dengan perkembangan usaha. Dengan demikian, Anda dapat melihat keseriusan serta loyalitas pegawai dalam bekerja serta berupaya meningkatkan usaha Anda.

5.      Jangan lupa untuk memberi penghargaan kepada pegawai yang Anda anggap teladan untuk memberi motivasi terhadap para pegawai lain agar mau melakukan hal yang sama.

D.    Sistem Informasi Yang Terintegrasi

            Sistem terintegrasi merupakan sIstem informasi yang melibatkan berbagai unit fungsiona di dalam perusahaan maupun hubungan perusahaan dengan pihak luar seperti pelanggan dan pemasok.

1.    Enterprise Resource Planning (ERP)

     Secara garis besar, sistem ERP bisa digambarkan sebagai perkakas manajemen yang menyeimbangkan persediaan dan permintaan perusahaan secara menyeluruh, berkemampuan untuk menghubungkan pelanggan dan supplier dalam satu kesatuan rantai ketersediaan, mengadopsi proses-proses bisnis yang telah terbukti dalam pengambilan keputusan, dan mengintegrasikan seluruh bagian fungsional perusahaan; sales, marketing, manufacturing, operations, logistics, purchasing, finance, new product development, dan human resources. Sehingga bisnis dapat berjalan dengan tingkat pelayanan pelanggan dan produktifitas yang tinggi, biaya dan inventory yang lebih rendah, dan menyediakan dasar untuk e-commerce yang efektif.

       Dari semua pengembangan teknologi sistem informasi dewasa ini, satu sistem informasi yang didesain untuk mendukung keseluruhan unit fungsional dari perusahaan adalah Enterprise Resource Planning atau ERP. Aplikasi ERP adalah suatu paket piranti lunak (software) yang dapat memenuhi kebutuhan suatu perusahaan dalam mengintegrasikan keseluruhan aktivitasnya, dari sudut pandang proses bisnis di dalam perusahaan atau organisasi tersebut. Sistem ERP adalah salah satu sistem informasi yang tercanggih yang bisa didapatkan pada awal abad 21 ini.

        Untuk dapat mengadopsi teknologi sistem ERP, suatu perusahaan tidak jarang harus menyediakan dana dari ratusan juta hingga milyaran rupiah. Dana sebesar itu harus disediakan untuk investasi paket software aplikasi ERP, hardware berupa server dan desktop, database dan operating sistem software, high performance network, hingga biaya konsultasi untuk implementasi. Meskipun dihalangi oleh biaya investasi yang besar, banyak perusahaan di dunia dan tidak terkecuali di Indonesia seperti berlomba-lomba untuk mengadopsi sistem informasi ini. Hal ini karena paket software aplikasi ERP yang diimplementasikan secara baik akan menghasilkan ”return” terhadap investasi yang layak dan dalam waktu cepat. Karena sistem ERP menangani seluruh aktivitas dalam organisasi, membawa budaya kerja baru dan integrasi dalam organisasi. mengambil alih tugas rutin dari personel dari tingkat operator hingga manajer fungsional, sehingga memberikan kesempatan kepada sumber daya manusia perusahaan untuk berkonsentrasi dalam penanganan masalah yang kritis dan berdampak jangka panjang. Sistem ERP juga membawa dampak penghematan biaya (cost efficiency) yang signifikan dengan adanya integrasi dan monitoring yang berkelanjutan terhadap performance organisasi.

Secara implisit aplikasi ERP bukan hanya suatu software semata, namun merupakan suatu solusi terhadap permasalahan informasi dalam organisasi. Enterprise Resource Planning (ERP) dapat didefinisikan sebagai aplikasi sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk mengolah dan memanipulasi suatu transaksi di dalam organisasi dan menyediakan fasilitas perencanaan, produksi dan pelayanan konsumen yang real-time dan terintegrasi.

Aplikasi ERP merupakan suatu sistem yang terintegrasi, sehingga aplikasi ERP mampu memberikan kepada organisasi penggunanya suatu model pengolahan transaksi yang terintegrasi dengan aktivitas di unit bisnis lain dalam organisasi. Dengan mengimplementasikan proses bisnis standar perusahaan dan database tunggal (single database) yang mencakup keseluruhan aktivitas dan lokasi di dalam perusahaan, ERP mampu menyediakan integrasi di antara aktivitas dan lokasi tersebut. Sebagai hasilnya, sistem ERP dapat mendorong ke arah kemampuan pengambilan keputusan yang lebih baik dengan parameter yang terukur secara kuantitatif. Sehingga keputusan yang dihasilkan tersebut dapat saling mendukung proses operasional perusahaan atau organisasi.

2.    Costumer Relationship Management (CRM)

        Costumer Relationship Management (CRM) adalah sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pascapenjualan dalam sebuah organisasi. CRM melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk di dalamnya adalah pusat panggilan (call center), tenaga penjualan (sales force), pemasaran, dukungan teknis (technical support) dan layanan lapangan (field service) (Agus Mulyanto,182).

           Sasaran utama dari CRM adalah untuk meningkatkan pertumbuhan jangka panjang dan profitabilitas perusahaan melalui pengertian yang lebih baik terhadap kebiasaan (behavior) pelanggan. CRM bertujuan untuk menyediakan umpan balik yang lebih efektif dan integrasi yang lebih baik dengan pengendalian return on investment (ROI) di area ini.

         Otomasi Tenaga Penjualan (Sales force automation/SFA), yang mulai tersedia pada pertengahan tahun 80-an adalah komponen pertama dari CRM. SFA membantu para sales representative untuk mengatur account dan track opportunities mereka, mengatur daftar kontak yang mereka miliki, mengatur jadwal kerja mereka, memberikan layanan training online yang dapat menjadi solusi untuk training jarak jauh, serta membangun dan mengawasi alur penjualan mereka, dan juga membantu mengoptimalkan penyampaian informasi dengan news sharing.SFA, pusat panggilan (bahasa inggris:call center) dan operasi lapangan otomatis ada dalam jalur yang sama dan masuk pasaran pada akhir tahun 90-an mulai bergabung dengan pasar menjadi CRM. Sama seperti ERP (bahasa Inggris:Enterprise Resource Planning), CRM adalah sistem yang sangat komprehensif dengan banyak sekali paket dan pilihan.

         Merujuk kepada Glen Petersen, penulis buku “ROI: Building the CRM Business Case,” sistem CRM yang paling sukses ditemukan dalam organisasi yang menyesuaikan model bisnisnya untuk profitabilitas, bukan hanya merancang ulang sistem informasinya.

E.     Membuat Laporan status

 Anggaran adalah suatu bentuk angka dan yang lainya yang digunakan sebgai acuan untuk mencapai tujuan yang ingin dihiedaki baik di dalam suatu rencana kegiatan atau juga didalam sauta kegiatan usaha atau perusahaan .

sedangkan kinerja adalah suatu hasil atau juga capaian kegiatan  yang sudah di kerjakan dalam suatu periode tertentu yang bisasanya sudah di tentukan periode kerja yang akan di buat. jadi apa yang dimaksud dengan laporan anggaran dan laporan kinerja :

1.      laporan anggaran adalah sesuatu bentuk laporan atau pelaporan anggaran/acuan yang akan dilakukan seperti yang sudah di jelaskan di atas di dalam pengertian anggaran dan laporan anggaran yang dibuat biasanya akurat dan sesuai dengan kenyataan yang ada dan dapat di pertanggung jawabkan pula anggaran yang akan di laporkan dimasa yang akan datang .

2.      laporan kinerja adalah suatu bentuk laporan hasil kerja dan kegiatan yang sudah dilakukan sebelumnya dan seperti yang  sudah di jelaskan di atas di pengertian kinerja tersebut kinerja yang dilaporkan harus dengan real apa yang sudah di kerjakan dan tidak ada cacat di dalam laporan kinerja tersebut yang artinaya laporan kinerja itu harus sesuai dengan  fakta yang ada

jadi perbedaan yang dapat kita simpulakan di dalam laporan anggaran dan laporan kinerja adalah bahwa laporan anggaran itu adalah sesuatu yang belum di kerjakan di laporkan dan sedangkan laporan kinerja itu yang sudah di kerjakan atau di lalui dilaporkan

F.     indeks untuk memonitor kemajuan

             Kegiatan monitoring bertujuan untuk memantau suatu kegiatan penelitian dan pengembangan dalam pencapaian sasaran. Kegiatan monitoring meliputi mekanisme monitoring, fokus monitoring, acuan monitoring, jadwal monitoring Sebelum menguraikan satu persatu tentang kegiatan monitoring, maka terlebih dahulu akan dijelaskan apa sebetulnya monitoring dan evaluasi itu?, lebih jelasnya akan diuraikan sebagai berikut;

a.       Monitoring adalah pengumpulan dan analisis informasi secara sistematis untuk melihat kemajuan dari suatu project

b.      Monitoring bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas dari sebuah project atau organisasi.

c.       Monitoring berdasarkan target dan kegiatan yang telah direncanakan selama proses pekerjaaan berlangsung.

d.      Monitoring dapat membantu pekerjaan tercatat dalam jalurnya, dan managemen mudah mengetahui suatu kesalahan dalam pekerjaan.

e.       Monitoring memungkinkan anda untuk menentukan sumber mana yang tersedia dengan cukup baik dan dapat digunakan, dan juga kapasitas yang mencukupi dan sesuai, sehingga anda dapat melakukan apa yang telah anda rencanakan. Answers WHAT, WHO, WHEN, HOW MUCH

Monitoring mencakup

a.       Menenetukan indikator dari efficiency, effectiveness dan impact;

b.      Merencanakan sistem untuk mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan indikator;

c.       Mengumpulkan dan mencatat informasi;

d.      Menganalisa informasi;

e.       Menggunakan informasi untuk menginformasikan day-to-day managemen

f.        Monitoring adalah suatu fungsi internal dalam suatu projet atau organisasi

Siapa yang seharusnya terlibat

a.       Setiap orang yang terlibat dalam organisasi atau program

b.      Petugas administrasi rapat bertanggung jawab mempersiapkan distribusikan absensi

c.       Petugas lapangan menulis laporan kunjungan tentang lapangan

d.      Petugas pencatatat  bertanggung jawab untuk mencatat semua pengeluaran dan pemasukkan

e.       Mekanisme Monitoring

Pelaksanaan monitoring dapat dilakukan dengan berbagai cara, disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada. Untuk monitoring di tingkat lapangan dapat dilakukan dengan cara diskusi langsung secara intensif bersama para stakeholder yang terlibat dalam kegiatan, atau dengan presentasi setiap kegiatan oleh penerima manfaat pada waktu yang disepakati.

Sedangkan untuk monitoring yang dilakukan oleh Tim pelaksana program akan dilakukan dengan cara presentasi dan dilanjutkan dengan kunjungan ke lapangan.

Fokus Monitoring

Dalam pelaksanaannya monitoring di tingkat lokal maupun tingkat managemen pusat akan di fokuskan pada :

INPUT                : Pendanaan, SDM, Peralatan

PROSES             : Metoda, Waktu Pelaksanaan, Ketepatan pelayanan pemberdayaan masyarakat, perencanaan kerja.

OUTPUT            : Lapangan usaha, success story,  Networking

Acuan Monitoring

Dalam pelaksanaan monitoring mengacu pada :

1)      Kegiatan

2)      Rencana Kinerja Masa Program

3)      Penetapan Kinerja

4)      Term of Reference (TOR) / Kerangka Acuan Kerja / Logframe

5)      Laporan Kemajuan Kegiatan

6)      Hasil monitoring pendamping program

7)      Self Assesment

Waktu Pelaksanaan Monitoring

Pelaksanaan monitoring di tingkat managemen lokal dilakukan secara intensif setiap minggu, sedangkan untuk tingkat managemen pusat dilakukan dalam setiap pelaksanaan kegiatan yang disesuaikan dengan kebutuhan.

G.     Memperkirakan Biaya Proyek

 Estimasi, dalam arti umum merupakan usaha untuk menilai atau memperkirakan suatu nilai melalui analisis perhitungan dan berlandaskan pada pengalaman. Demikian halnya dengan estimasi biaya dalam pada suatu proyek kontruksi, tentunya dimaksudkan guna memperkirakan nilai pembiayaan suatu proyek. Menurut Istimawan Dipohusodo, estimasi pada pada proyek konstruksi merupakan upaya penerapan konsep rekayasa berlandaskan pada dokumen pelelangan, kondisi lapangan dan sumber daya kontraktor.

Estimasi biaya proyek adalah nilai prediksi yang didasarkan pada faktor-faktor utama yaitu keadaan proyek, rencana kontrak, jadwal konstruksi, teknologi yang digunakan, dasar produksivitas tenaga kerja, metode estimasi biaya.

Seorang manajer proyek, yang bertanggung jawab atas pengelolaan proyek dari awal sampai akhir, sangat penting untuk mengetahui lebih banyak segi-segi penentuan biaya dari suatu proyek, sesuai dengan tahapan-tahapan awal dan akhir dari proyek.

Pada tahap awal penentuan biaya sangat diperlukan dalam mengambil keputusan dengan estimator proyek. Pada tahap akhir penentuan biaya diperlukan untuk mengendalikan besarnya biaya proyek. Penentuan biaya juga berguna untuk menerbitkan biaya laporan bulanan. Tujuan akhirnya yakni menyelesaikan proyek sesuai kwalitas, pada jadwal yang ditentukan didalam rencana anggaran.

Imam Soeharto menyatakan bahwa biaya memegang peranan penting dalam penyelenggaraan proyek. Pada taraf pertama digunakan untuk mengetahui berapa besar yang diperlukan untuk membangun proyek atau investasi, selanjutnya memiliki fungsi dengan spektrum yang luas yaitu merencanakan dan mengendalikan sumber daya.

Oleh karenanya secara mendasar, kegunaan estimasi biaya ini dapat menyentuh beberapa pihak yang terlibat dalam suatu proyek, yakni bagi pemilik adalah untuk mempelajari kelayakan proyek, kelanjutan investasi, mendapatkan nilai ekonomis dari proyek dan kebutuhan untuk menetapkan arus kas masuk maupun arus kas keluar.

Kegunaan bagi perencana adalah berpengaruh pada pelaksanaan desain atau penerapan desain terhadap investasi proyek. Merupakan hal yang penting bagi perencana untuk memilih material dan menetapkan besar kecilnya proyek yang berada di dalam batas anggaran dari pemilik, dan menetapkan alternatif terbaik untuk penghematan biaya bagi pemilik.

Bagi kontraktor, estimasi menentukan besarnya nilai tender dan mendapatkan keuntungan potensial untuk bias merealisasikan proyek sesuai yang diharapkan. Sedangkan untuk manajer proyek adalah dalam hal penentuan estimasi untuk mencapai keberhasilan sesuai perencana anggaran untuk penyelesaian proyek.

Menurut Istimawan, terdapat beberapa jenis estimasi misalkan untuk bangunan gedung yaitu estimasi biaya dipandang sebagai fungsi peruntukannya, estimasi berdasarkan jumlah biaya setiap meter persegi luas lantai, estimasi berdasarkan semua komponen bangunan, estimasi berdasarkan survey dan perhitungan kuantitas pendahuluan dengan penerapan harga satuan hanya pada pekerjaan terpasang,dan estimasi berdasar analisis perhitungan kuantitas volume pekerjaan.

Berdasar klasifikasi menurut tujuan estimasi dibedakan atas tahapan kelayakan, tahapan apropriasi, tahapan biaya modal atau anggaran dan tahapan definitif. Perbedaan dari tipe klasifikasi tersebut adalah ketelitian setiap estimasi.

Persentase ketelitian tergantung dari strategi dan tujuan perusahaan, besar kecilnya proyek dan tersedianya waktu estimasi, ketetapan dan kelengkapan dari data dan informasi, keahlian dan keputusan dari perkiraan biaya, data proyek yang lalu, daerah-daerah yang perlu mendapat penelitian, jenis-jenis perlengkapan proyek dan sisi-sisi lain dari variable seperti pengetahuan dan pengalaman dari estimator.

Sold memberikan pendapat bahwa faktor-faktor yang diperlukan dari estimator agar supaya dicapai tingkat keberhasilan adalah estimator harus mempunyai pengalaman pada keadaan-keadaan yang sulit diperkiraan dan mempunyai keputusan yang bernilai. Disamping itu estimator harus mempunyai informasi situasi persaingan dengan pesaing lain dan juga mempunyai keahlian untuk mendapatkan keuntungan dari pengalaman-pengalaman proyek yang lalu dan melakukan perbaikan pada proyek-proyek yang akan datang.

Sama seperti yang disampaikan Frederick bahwa data yang baik dari pengalaman proyek yang lalu adalah sangat penting untuk menunjang ketepatan dan keakuratan dari estimas